3 bonnes raisons de centraliser la gestion des données et des documents

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La centralisation de la gestion des données et des documents fait partie des nouvelles problématiques auxquelles font face les entreprises du secteur industriel. De plus en plus, les collaborateurs de différents services ont besoin de se partager documents et informations et l’erreur n’est pas permise. Parfois, une certaine perte de temps peut découler de ces échanges lorsqu’ils ne sont pas optimisés. Voilà donc 3 bonnes raisons de centraliser la gestion des données et des documents dans les entreprises industrielles.

Eviter les doublons et la perte de temps

Ce que recherche toute entreprise, quel que soit son secteur, c’est la productivité. Autant dire que faire le travail en double ou bien perdre du temps parce qu’on cherche un document ou qu’on doit contacter quelqu’un pour accéder à une information n’est pas bon pour la productivité de l’entreprise.

Mettre en place un logiciel de gestion des documents et de gestion des données parait donc une solution adaptée pour éviter ce genre de problème. De plus, les logiciels de gestion de documents, souvent appelés logiciels GED, sont bien souvent compatibles avec d’autres logiciels avec une visée différente. En combinant vos solutions GED et ERP par exemple, vous pouvez éviter les doublons et la perte de temps liée aux multiples saisies d’informations.

Optimiser le travail en équipe

Le fait d’avoir tous les documents et toutes les données stockées au même endroit et accessibles par tous permet que les équipes puissent mieux travailler ensemble. Ce genre de solution est souvent dotée de moyen de commenter ou bien de notifier un collaborateur d’une information sur son travail relative à un document précis ce qui permet de fluidifier les échanges et le travail en équipe, et ce, même entre plusieurs départements comme les services techniques ou de production et les services commerciaux.

Réduire le délais de lancement des produits

D’autres solutions comme les logiciels PLM permettent de faire un focus sur le produit et la gestion de projet. Cela permet de structurer, gérer et partager des données relatives à un produit et donc facilite le travail collaboratif entre toutes les équipes. Grâce au partage simple des documents, ceux-ci n’ont pas besoin d’être fait en plusieurs exemplaires, les équipes peuvent donc se concentrer sur l’amélioration du produit et son lancement plutôt que passer trop de temps sur la gestion de projet.

Plus de doute, les solutions de gestion de données et de documents sont indispensables alors n’hésitez pas à contacter un professionnel.

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